WPNews.nl

Beste Filemaker alternatief

Het beste Filemaker alternatief – wat is de perfecte online database?

Ongeveer eens per jaar deed ik onderzoek; zijn er goede Filemaker-alternatieven op de markt?
Hoewel veel Filemaker database alternatieven er in eerste instantie goed uitzagen, faalden ze altijd bij mijn tests als echt Filemaker alternatief. Dus bleven we dezelfde oude Filemaker databases gebruiken.
Eind 2023 veranderde er iets. Nou ja, er zijn twee dingen veranderd. De eerste was dat ik echt genoeg had van de Filemaker-interface en het gebrek aan intuïtief gebruik. Daardoor werd mijn zoektocht naar een Filemaker-alternatief serieus. Ik heb een directory gemaakt van alle Filemaker-alternatieven, hun sterke en zwakke punten, prijzen en reputatie. De volgende stap was het maken van een eenvoudige database in al die Filemaker-alternatieven, om de database systemen in echte situaties te testen.

Criteria Filemaker alternatieven – een lijst

Relationships
Dat wil zeggen dat het een relationele database moet zijn. Als je niet weet wat dat is, een korte uitleg: stel dat je een database hebt die uit twee tabellen bestaat; mensen, zoals klanten of leden, en facturen. Nu wil je natuurlijk een factuur aan de juiste klant kunnen koppelen; dat is waar de relatie nodig is. Je hebt een relatie nodig tussen de klanten (of leden) en de facturen. Het is alsof je twee rolodex-systemen hebt, met verbindingen tussen elke klant in de klanten rolodex en de facturen in de factuur rolodex.
De relaties moeten eenvoudig op te zetten zijn. Niet elk Filemaker-alternatief is zo gebruiksvriendelijk als het om relaties gaat. Filemaker zelf is overigens ook niet erg gebruiksvriendelijk bij het creëren van- en werken met relaties.

Online database
Het moet een online database zijn, in de cloud. Het is handig, er hoeft geen software te worden gedownload, het is gemakkelijk om nieuwe gebruikers toe te voegen en de meeste filemaker-alternatieven bieden een optie om een ​​buitenstaander, zoals een accountant, beperkte toegang te geven. Omdat deze hostingbedrijven veel geld uitgeven aan veiligheid, is dit ook een van de veiligste opties. Het is waar dat als je een paar honderdduizend euro uitgeeft aan een server met fatsoenlijke software en goed opgeleid personeel, je misschien ook veilig bent, maar de meeste kleine tot middelgrote bedrijven hebben dat soort middelen niet. Je bent meestal veel beter af met professionele hosting van de online database provider zelf.

PDF files
Het Filemaker-alternatief moet een gemakkelijke manier bieden om PDF bestanden te maken, bijvoorbeeld voor facturen. Dit was, samen met de volgende voorwaarde, een van de schokkende uitkomsten van mijn onderzoek: niet veel Filemaker-alternatieven bieden die optie, althans niet op een gemakkelijke manier.

Page-breaks
De database moet een manier bieden om pagina-einden in een PDF te maken. Gebruikers willen PDF-bestanden van meerdere pagina’s kunnen maken en verzenden, die er nog steeds goed uitzien.

SMTP, DKIM en SPF
De online database moet e-mails met een eigen SMTP server, een eigen DKIM en SPF records. Nog nooit van gehoord? Het verzenden van een e-mail zonder de juiste ingestelde DKIM- en SPF-records garandeert bijna dat de e-mails die je verzendt in de spambox terechtkomen. Slechts enkele van de beschikbare online database providers boden deze optie aan en als ze dat deden, vaak alleen met een duur abonnement (soms enkele duizenden euro’s per jaar meer).

Workflows (scripts)
Workflows ofwel scripts. Verschillende databases gebruiken verschillende namen, maar ze betekenen hetzelfde. Een workflow (of script) is een reeks triggers, voorwaarden en acties die tot een bepaald doel leiden. Zoals het maken van een PDF-bestand van een factuurrecord en het per e-mail naar een klant sturen. Als je met een database werkt, is dat juist iets dat je niet handmatig wilt blijven doen.

Bijlagen
Bijlagen. Een fatsoenlijke online database heeft een optie om bestanden toe te voegen aan e-mails die je verzendt.

Formules
Gemakkelijke en begrijpelijke formules. De meeste formules in een online database lijken veel op de formules die je in een spreadsheet gebruikt. Maar ze bieden verschillende mogelijkheden. Sommige database systemen bieden formules waarmee je heel gemakkelijk kunt werken, terwijl andere totaal contraproductief en uiterst lastig zijn om mee te werken.

Permissies
Een database moert de optie hebben om permissies te beheren. Wie heeft toegang tot elke gegevens, wie mag records verwijderen en wie niet. Het moet net zo compleet zijn als Filemaker, maar bij voorkeur eenvoudiger, omdat het toestemming systeem van Filemakers een beetje… laten we zeggen, chaotisch is.

Privacy
Tegenwoordig moet elk online database-alternatief voor filemakers zorgen voor voldoende privacy. Niet alleen dat. De beheerder moet kunnen controleren wie wat heeft gedaan, en zelfs wie naar wat en wanneer heeft verzonden. Natuurlijk kun je elf een database bouwen die dat doet, maar het zou perfect zijn als het al geïmplementeerd is.

Online formulieren
Een luxe, maar stond niet echt op onze ‘must have’ lijst, is de mogelijkheid om online webformulieren te maken. Website bezoekers kunnen dan een formulier rechtstreeks in de database invullen. De Fusioo-formulieren kunnen worden gebruikt met een directe link, of door ze op een website pagina te implementeren.

Filter & Zoeken
Filteren. De betekenis van elke database is niet alleen het invoeren van gegevens… maar ook de mogelijkheid om ze eruit te halen… Je moet elke klant of een factuur kunnen vinden, op naam, adres, telefoonnummer, factuurnummer etc. Sommige databases zijn daar heel goed in, terwijl andere… nou ja, dat niet zijn.

Backup
Het is belangrijk dat de database provider regelmatig back-ups maakt en een manier biedt om een ​​back-up terug te zetten.

Kalender (agenda) synchronizatie
De database moet een manier hebben om verbinding te maken met een calender, zoals Google of iCloud. Sommige bieden een eenrichtingsverbinding synchronisatie (gewoon uploaden naar de kalender), terwijl anderen echte volledige tweerichtingscommunicatie bieden, wat betekent dat elke wijziging die je in de kalender aanbrengt, ook het originele record in de database verandert.

Undo of terughalen of records
Ook een luxe; het zou mooi zijn als ons favoriete Filemaker-alternatief een manier had om per ongeluk verwijderde records op te halen. Ik bedoel, soms drukt een gebruiker te snel op de verkeerde knop.

Leer-curve
De leercurve moet kort en intuïtief zijn. Gebruikers zijn vaak medewerkers of vrijwilligers, en soms wisselt een team van samenstelling. Het is fijn als nieuwe medewerkers de database snel onder de knie hebben.

Helpdesk – support
Last but not least; het Filemaker alternatief moet een goed bruikbare helpdesk hebben. Onze helpdesks beantwoordden mijn vragen binnen een uur of twee, sommige na een paar weken. Naar onze mening is 24 uur op weekdagen het maximum. Een ander minpunt is de kwaliteit van de helpdesk; Bij sommige tests kregen we reacties van de helpdesk die niets met de vraag te maken hadden, of het bleek dat de medewerkers helemaal niets over hun database wisten.

De lijst van Filemaker alternatieven

Hier is een lijst met Filemaker-alternatieven die voldoen aan de database-criteria, met steeds de specifieke voor en nadelen.

  • Ninox
  • Clickup
  • JESTOR
  • CODA
  • Retool
  • Fauna
  • NOCODB
  • Budibase
  • Teamdesk
  • Odoo
  • Infinity
  • Tadabase
  • QuintaDB
  • Firebase
  • MongoDB
  • Appsheet
  • Podioo
  • Knack
  • Airtable
  • Fusioo.

Ninox

  • https://ninox.com/en/
  • Zag er interessant uit
  • Heeft een print-in-PDF-functionaliteit
  • Werkt een beetje zoals Filemaker
  • Pro-account heeft machtigingen per gebruiker
  • Webhaken
  • Triggers en acties voor scripts/workflows
  • Vervelende syntaxis van formules
  • Geen pagina-einden in PDF-bestanden
  • Geen SMTP-functionaliteit; alle e-mails komen in de spambox terecht
  • SMTP alleen in het Enterprise abonnement (€ 4000,- per jaar)
  • Geen DKIM voor e-mail
  • Conclusie: Nee

Clickup

  • https://clickup.com/
  • Interessante kenmerken
  • IMAP/SMTP-functionaliteit
  • Formules met een ‘vandaag’ functie
  • kalendersynchronisatie
  • Ziet er goed uit, maar bezorgde mij als gebruiker veel stress
  • Conclusie: Nee

Jestor

  • https://jestor.com/
  • Geen SMTP- of DKIM-functionaliteit; alle e-mails komen in de spambox terecht
  • Biedt veel, maar je moet coderen
  • Te technisch
  • Conclusie: Nee

Coda

  • https://coda.io/resources/courses/databases-101
  • Heeft een manier om SMTP te integreren, maar alleen met Gmail en Outlook
  • Mogelijkheid om alle formules te zien
  • Kalendersynchronisatie
  • Dropbox-integratie
  • Geen normale standaard SMTP
  • Het maken van een lay-out voor PDF-bestanden is te ingewikkeld
  • Conclusie: Nee

Retool

  • https://retool.com/eu/
  • Database met het gebruiksgemak van Airtable (verderop in deze review)
  • Mogelijkheid om een ​​workflow in een andere workflow te activeren
  • SMTP is standaard!
  • Zeer goede zoekfunctie
  • Te technisch
  • Conclusie: Nee

Fauna

  • Kan heel veel
  • Te duur (€ 150-500,- per maand)
  • Conclusie: Nee

NOCODB

  • https://www.nocodb.com/
  • Geen codering
  • SMTP (met mailersend)
  • webhaak
  • Voelt solide aan
  • PDF-creatie: nee
  • Geen gemakkelijke e-mailworkflow
  • Conclusie: Nee

Budibase

  • https://budibase.com/
  • Heeft alles lijkt het
  • Pop-ups
  • SMTP alleen in duurste abonnementen
  • Lijkt een beetje op een ingewikkelde Filemaker
  • Te ingewikkeld
  • Beetje duur voor een klein bedrijf
  • Conclusie: Nee

Teamdesk

Odoo

Infinity

Tadabase

  • https://tadabase.io/
  • Geen codering
  • SMTP
  • PDF-pagina’s beperkt
  • Maak alleen PDF in het duurste abonnement (€ 398,- / maand)
  • Persoonlijk abonnement (98,-/maand) max. 15 tabellen
  • Conclusie: Nee

QuintaDB

  • https://quintadb.com/
  • Echte database
  • Heel snel
  • Geen SMTP of DKIM
  • Vreemde rommelige indeling
  • Springerige gebruikersinterface
  • Conclusie: Nee

Firebase

MongoDB

Appsheet

  • Niet echt een database
  • Kan met elke cloud worden verbonden
  • Goed voor formulieren enz.
  • Niet echt een database
  • Conclusie: Nee

Podioo

  • Posioo.com
  • Zeer gemakkelijke formules
  • Agenda, maar geen tweerichtingssynchronisatie
  • Er moeten aparte formulieren worden gemaakt om de lay-outs aan de gebruiker te tonen
  • De noodzaak om integratie als Globiflow te gebruiken voor PDF-lay-outs etc.
  • Conclusie: Nee

Knack

  • https://www.knack.com/
  • Echte database
  • Formules heel logisch (een beetje zoals Filemaker)
  • DKIM
  • Geen SMTP, maar er is wel een whitelist van afzenders
  • Zeer lage limiet voor records
  • Geen pagina-einde in PDF
  • Sommige mensen zijn er niet 100% zeker van dat het bedrijf door zal gaan met de Knack-database
  • Conclusie: Nee

Airtable

  • https://airtable.com
  • SMTP met Sendgrid, Mailersend of SMTP.com
  • Veel automatiseringen
  • snel
  • kalendersynchronisatie
  • Moet layout-outs maken voor gebruikers (zoals formulieren)
  • PDF-creatie moeilijk
  • Geen pagina-einde
  • Overweldigende gebruikersinterface
  • Maximaal 50.000 records (totaal) in de database (heel weinig voor een database)
  • Conclusie: misschien, als er niets anders zou zijn

Fusioo

  • Fusioo.com
  • SMTP-functionaliteit is standaard
  • PDF-creatie
  • Pagina-einden
  • Workflows, inclusief het verzenden van e-mail
  • Relaties
  • Wat u maakt, is wat de gebruikers zien (behalve wanneer u dat wijzigt met machtigingen)
  • Standaardmachtigingen
  • Eenvoudige formules, gepresenteerd met kleursyntaxis en suggesties
  • Mogelijkheid om bijlage, inclusief PDF-bestanden, toe te voegen aan een e-mail (binnen de workflow)
  • Het is niet nodig om een ​​aparte gebruikersinterface op te zetten; het is volledig bruikbaar zoals het is
  • Agenda synchronisatie (synchronisatie in twee richtingen)
  • Agenda synchronisatie kan ook alleen uploaden (naar wens)
  • Extreem lage leercurve
  • Toont de volledige geschiedenis van alle gebruikers (2 weken tot een jaar, afhankelijk van het abonnement)
  • Eenvoudig formulieren maken en gebruiken op een website
  • Mogelijkheid om gratis (alleen-lezen) gebruikers toe te voegen, zoals voor de accountant
  • Ongelooflijke filterfuncties
  • Het creëren van relaties is zo eenvoudig; je maakt er één in een seconde
  • De meest intuïtieve gebruikersinterface die ik ooit heb meegemaakt
  • Uitstekende helpdesk
  • Conclusie: Ja
Translate »